GDPR - Privacy Statement

Scuba College Duikclub

Deze verklaring beschrijft hoe Scuba College Duikclub vzw , met maatschappelijke zetel te Processiebaan 40 bus 1, 1785 Merchtem, (“Wij”), uw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten.

Inhoud

1.- GEVRAAGDE/VERZAMELDE GEGEVENS  (DATAREGISTER)

2.- GEBRUIK EN BEHEER VAN DE VERSTREKTE GEGEVENS.

3.- VEILIGE OPSLAG VAN DE VERSTREKTE GEGEVENS.

4.- PUBLICATIE EN TRANSPARANTE GEBRUIK PRIVATE GEGEVENS.

5.- RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, WISSING VAN DE VERSTREKTE GEGEVENS, HOE ONS TE CONTACTEREN

Hieronder overzicht van de persoonsgegevens die wij verzamelen, hoe wij ze verzamelen, waarvoor ze gebruikt worden, en hoe en hoe lang ze bewaard worden.

 

1.- GEVRAAGDE/VERZAMELDE GEGEVENS  (DATAREGISTER).

Minimale gegevensverwerking noodzakelijk voor de vastgestelde doeleinden:

Scuba College Duikclub vzw is geen commerciële instelling maar een eenvoudige duikschool (mensen leren duiken) en duikclub (programma voorstellen en  duikmogelijkheden in clubverband voorzien). In deze optiek verzamelt Scuba College  enkel de hoogstnodige informatie om de werking van de duikschool en de duikclub vlot te laten lopen.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende momenten:

Bij bezoek website.

Onze website www.scubacollege.be bevat geen cookies om iemands surfgedrag te stockeren.  Bij Scuba College duikclub website zijn wel een aantal pagina’s waar een form is op voorzien om opleidingen in te schrijven voor clubduiken of vragen te stellen over duikopleidingen.

Form Inschrijving clubduik verzamelt  

  • naam
  • emailadres
  • telefoon

Form  info opleidingen verzamelt   (technische info komt automatisch met het systeem mee binnen)

  • naam
  • emailadres
  • Submitter IP
  • User-ID: 0
  • Username: (meestal niet gekend)
  • User full name: - (meestal niet gekend)
  • Submitter provider (meestal niet gekend)
  • Submitter browser
  • Submitter operating system

Bij start der opleiding (initiatie, Open Water cursus, vervolmakingscursus of specialties).

via inschrijvingsbundel kunnen de volgende gegevens aan onze cursist worden gevraagd:

  • naam
  • telefoonnummer en email adres
  • geboortedatum en –plaats
  • PADI Medische vragenlijst
  • Gegevens huisdokter (ingeval de PADI vragenlijst er toe leidt dat huisdokter een duikakkoord dient te geven)
  • handtekening op inschrijvingsdocument

Bij financieel beheer (betalingen op rekening Scuba College).

Persoonsgegevens die  meekomen met een binnenkomende betaling, worden enkel door penningmeester gezien en verwerkt met als enig doel te kunnen opvolgen wie het inschrijfgeld van een opleiding heeft voldaan of nog moet voldoen.

 

 

Bij beëindigen duikcursus.

Bij beëindigen van een opleiding verwerken wij uw gekende persoonsgegevens in het PADI online brevetteringssysteem, om de PADI persoonlijke badge aan te vragen.  Evenzo wordt het volgende gevraagd:

  • Aangezichtsfoto of selfie (nodig voor PADI brevetaanvraag). Voor het einde van de (eerste) opleiding wordt aan de student een aangezichtsfoto gevraagd (is nodig voor brevettering in het PADI systeem). De vraag om foto door te sturen wordt ofwel mondeling door de instructeur gesteld, ofwel per email (vanuit secretariaat).
  • Bij de laatste brevetteringsles wordt door instructeur aan de leerling gevraagd of er een foto mag worden genomen (in duikuitrusting, en eventueel samen met de brevetterende instructeur). De toestemming wordt mondeling gevraagd. De foto kan worden gebruikt als public relations item op Scuba College facebook.

Bij nieuw clublidmaatschap of jaarlijkse vernieuwing clublidmaatschap.

Bij Scuba College duikclub vragen wij elk jaar bij hernieuwing lidmaatschap dezelfde standaard gebruikersgegevens.  Reden is onze zorgplicht voor onze leden, het verzekeren van de juistheid en accuraatheid van onze ledengegevens. Het volgende wordt gevraagd:

  • naam
  • adres
  • geboortedatum en –plaats
  • telefoonnummer en email adres
  • PADI Medische vragenlijst
  • Gegevens huisdokter (ingeval de PADI vragenlijst er toe leidt dat huisdokter een duikakkoord dient te geven)
  • Huidig PADI brevet
  • wagengegevens (merk + Nummerplaat) indien relevant voor aanvraag van Nekker autobadge
  • handtekening op lidmaatschapsdocument en Huishoudreglement

Bij deelname Scuba College clubevenementen en clubduiken.

Bij deelname aan de vrijdagavondtrainingen Nekkerpool wordt geen inschrijving gevraagd.  Voor deelnames aan clubduiken en clubevenementen, en om logistieke redenen (camionette, materiaal, toezicht)  worden volgende gegevens gevraagd: 

  • naam (op voorhand gevraagd, bij inschrijving)
  • wagengegevens merk en nummerplaat (voor invullen dive roster – wordt gevraagd ter plaatse)
  • gebruik van benodigde huurmateriaal (voor invullen huur materiaallijst – wordt gevraagd ter plaatse)

Andere (occasionele) gevraagde gegevens.

Via mails uit verschillende mailboxen (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., duikclub@scubacollege.be, duikschool@scubacollege.be,planning @scubacollege.be, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) is het mogelijk dat occasioneel gegevens worden gevraagd.  Echter steeds in functie van de elementaire doelen van onze duikschool en/of onze duikclub. Zo bvb vraag naar ervaringsniveau, aantal gedane duiken,  info uit iemands duikerslogboek, vraag medische toestand, etc…dit  om onze  zorgplicht te kunnen vervullen, de veiligheidsvoorschriften na te leven en te kunnen beslissen of iemand kan meedoen aan een activiteit, of er specifieke begeleiding nodig is enzovoort.

Mailboxbeheer is goed gedefinieerd (slechts enkele personen hebben toegang tot een bepaalde mailbox), en met de persoonlijke gegevens wordt behoedzaam omgesprongen, Wij doen er alles aan om volledig integer te zijn en de privacy te bewaken.

2.- GEBRUIK EN BEHEER VAN DE VERSTREKTE GEGEVENS.

Alle gegevens zijn ten behoeve van de primaire werking van onze duikschool en duikclub  (communicatie voor bvb planning, PADI dossieropbouw en PADI brevetteringen, DAN leerlingenverzekering, aanvraag Nekkerbadges en organisatie diveroster, onderhoud ledenbestand, …).

Voor beheer ledenbestand (file op MEGA cloud).

Gebruikt: naam, adres, geboortedatum en –plaats, telefoonnummer, email adres, huidig PADI brevet.

  • Gegevens worden op lijst ledenbestand beheerd.
  • Gegevens worden zonder deadline van verwijderen bewaard (met oa melding of er voor een bepaald jaar actief lidmaatschap is of niet).

Voor aanvragen Nekker autobadge.

Gebruikt: naam, merk wagen, nummerplaat wagen.

  • Gegevens worden gebruikt in het aanvraagformulier Nekker auto badge voor duikende Scuba College leden, en worden eenmaal per jaar via een lijst naar de Nekker opgestuurd.
  • Gegevens worden 1 jaar bewaard (Mega Cloud / bestuur) en kunnen dienen ter controle van de wagens op het Nekkerdomein.

Voor deelname clubactiviteiten.

Gebruikt: naam. 

  • Gegevens van de deelnemers (enkel naam) worden gepubliceerd op een Google Drive file, die enkel zichtbaar is voor een beperkte groep lezers (staff, clubduikverantwoordelijke, verantwoordelijke camionette).
  • Gegevens worden na 1 jaar verwijderd.

Gebruikt: wagengegevens, huidig PADI brevet.

  • Gegevens merk wagen en nummerplaat worden gevraagd en genoteerd op het diveroster, hetwelke gebruikt wordt om de buddyteams samen te stellen.
  • Diveroster wordt na de duik verder niet specifiek bewaard binnen Scuba College (origineel wel bvb afgeven in de Nekker, dubbel Scuba College blijft gewoon zitten voor klassement.

Gebruikt: gehuurd materiaal.

  • Gegevens gehuurd materiaal worden gevraagd en genoteerd op de materiaalfiche, hetwelk gebruikt wordt om te controleren of het gehuurde materiaal wel degelijk wordt geretourneerd.
  • Gegevens materiaalfiche worden na de duik verder niet specifiek bewaard binnen Scuba College, tenzij om bij inventaris van het materiaal na de les nog na te kijken indien bvb toch een materiaalitem ontbreekt, welke leerling dit laatst heeft ontleend.

 

Voor planning opleidingen en duiklessen.

Gebruikt: naam, mailadres, telefoon.

  • Gegevens worden gebruikt om in contact te gaan met de leerling en afspraken vast te leggen. Bij effectieve planning der lessen wordt de leerling enkel met de voornaam vermeld op een Google Drive file , die enkel zichtbaar is voor een beperkte groep lezers (staff, clubduikverantwoordelijke, verantwoordelijke camionette).
  • Gegevens worden na 1 jaar verwijderd.

Voor dossier SRF (Student Record File) (fysieke PADI map).

Gebruikt: inschrijfdocumenten, medische vragenlijst,  doktersverklaring. 

  • Gegevens (indien fysisch afgedrukt) worden vooreerst toegevoegd aan het SRF dossier en bewaard in een bak ‘leerlingenadministratie’ in de camionette. Na brevettering gaat SRF naar fysiek archief.
  • Gegevens (indien digitaal ontvangen) worden vooreerst afgedrukt om te worden toegevoegd aan het SRF dossier en bewaard in een bak ‘leerlingenadministratie’ in de camionette. Na brevettering gaat SRF naar fysiek archief.
  • Bewaring fysiek archief: zie fysiek archief.

Voor aangaan tijdelijke DAN Leerlingenverzekering.

Gebruikt: naam, geboortedatum, geboorteplaats, email.

  • Gegevens worden gebruikt bij het opstarten van een gratis LLN verzekering bij DAN.
  • Gegevens worden nadien niet bij Scuba College opgeslagen.

 

Voor brevettering PADI badge.

Gebruikt: naam, geboortedatum, adres, emailadres, aangezichtsfoto.

  • Voor het einde van de (eerste) opleiding wordt aan de student een aangezichtsfoto gevraagd (is nodig voor brevettering in het PADI systeem). Indien deze foto digitaal wordt ontvangen, (valt het meeste voor) wordt deze op de file ‘fotos leerlingen’ geplaatst (beveiligde omgeving op MEGA cloud met enkel toegang voor Rvb leden). Indien de foto in print wordt aangeleverd (valt zelden voor) wordt deze ingescand en de digitale foto wordt op de file ‘fotos leerlingen’ geplaatst (beveiligde omgeving op MEGA cloud met enkel toegang voor Rvb leden). De fysieke foto wordt in de SRFmap (Student Record File).  Foto en alle andere persoonsgegevens gegevens worden enkel gebruikt bij brevettering in de PADI brevetteringstool, en daarenboven wordt een screenprint van het padi syseem (padi brevet) per mail naar de gebrevetteerde gestuurd
  • Gegevens worden buiten de mail administratie niet verder bewaard.

 

Voor facebook (foto gebrevetteerde duiker).

Gebruikt: foto gebrevetteerde duiker (al dan niet in duikuitrusting en al dan niet met instructeur – foto genomen bij de laatste les).

  • Gegevens worden gebruikt als public relations instrument op facebook.
  • Gegevens worden buiten deze functie niet verder bewaard of gebruikt.

 

 

Voor opname in mailinglist ‘mmm’.

Gebruikt: email adres.

  • De mmm is niet commercieel geïnspireerd maar is eerder een informatief hulpmiddel ter aankondiging van ons programma of komende clubuitstappen. Quasi niemand beschouwt de mmm als spam, en mocht iemand er zich toch aan storen,  kan deze persoon  zich met 1 klik definitief verwijderen. Elk lid zijn/haar email adres wordt aan de mailinglijst toegevoegd, doch pas nadat nieuw lid via email een welkombrief bij de club ontvangt, waarin naast lidnummer etc vermeld staat dat zijn/haar email adres wordt toegevoegd aan het mailingbestand op in webservice ymlp (Your Mailing List Provider) teneinde de mmm te kunnen ontvangen. Lid heeft mogelijkheid om hierop te reageren om te vragen niet van deze mailingservice te willen genieten.
  • Gegevens worden in ymlp bewaard zolang deze persoon zich niet uitschrijft via de bij elke mail meegestuurde “wijzig/verwijder knop. Indien een lid zijn lidmaatschap niet verlengt en het lidmaatschap ophoudt te bestaan, wordt deze persoon eveneens door secretariaat uit de mailinglijst verwijderd.

Voor opname in mmm rubriek ‘welkom nieuwkomers’.

Gebruikt: naam

  • Elk nieuw lid ontvangt vooreerst een welkombrief van de club, waarin naast lidnummer en duikclubinfo vermeld staat dat zijn/haar naam zal worden vermeld in de mmm rubriek ‘welkom nieuwkomers’. Dit als nuttige clubinfo voor al onze leden (aantonen dat de club leeft en groeit). Lid heeft mogelijkheid om hierop te reageren en te vragen niet in deze rubriek vermeld te worden
  • Gegevens worden eenmalig gevraagd en eenmalig gebruikt in de rubriek ‘welkom nieuwkomers’

 

Voor opname in mmm rubriek ‘jarigen van de week’.

Gebruikt: naam

  • Jarige clubleden (gegevens komen uit het ledenbestand) worden enkel met hun naam (en in alfabetische volgorde) vermeld in de rubriek “jarigen van de week”, dus zonder geboortedatum.  En bovendien bevat deze rubriek steeds de vaste vermelding dat iemand die dit wenst, zich steeds kan opgeven als zijnde geen kandidaat voor deze rubriek. Lid heeft ten allen tijde mogelijkheid zijn keuze aan te passen of kenbaar te maken.

Voor opname in mmm rubriek ‘gebrevetterden’.

Gebruikt: naam, behaald brevet in de loop van het voorbije kalenderjaar.

  • op het einde van elk jaar wordt een artikeltje in de mmm geplaatst met een lijstje van alle gebrevetteerden van dat kalenderjaar. Dit extract wordt getrokken van de PADI PRO site, waar de brevetten op naam Scuba College worden geregistreerd  (padi.com) geregistreerd werden. In het mmm artikel van de brevetten vorig jaar wordt enkel de naam van de student en het behaalde brevet vermeld.
  • Gegevens worden slechts eenmaal per jaar gebruikt in de rubriek ‘gebrevetteerden”.

 

 

Voor  algemeen fotobeheer/ foto’s uit de publieke sfeer.

Gebruikt: foto’s uit de publieke sfeer.

  • foto’s uit de publieke sfeer (bvb groepsfoto of niet specifieke of uniek aan één persoon gebonden foto) worden gemaakt op eenvoudige mondelinge mededeling, zonder specifieke vraag voor akkoord. Deze foto’s kunnen mogelijks gebruikt worden als pr instrument (website, facebook, mmm mailing, folders,brochures,…
  • Gegevens hebben (eens gebruikt) geen vervaldatum.

 

Voor algemeen fotobeheer/ foto’s uit de persoonlijke  sfeer.

Gebruikt: foto’s uit de persoonlijke sfeer. 

  • foto’s uit de persoonlijke sfeer (bvb close up van één iemand) worden nooit gebruikt zonder specifieke vraag aan en toestemming van het lid.
  • Gegevens hebben (eens gebruikt) geen vervaldatum.

 

Voor lidkaart.

Gebruikt: naam, lidnummer.

  • Jaarlijks wordt in januari aan de actieve leden een lidkaart bezorgd met vermelding van naam en lidnummer (dient als toegang tot oa Nekkerdomein). Meeste lidkaarten worden fysisch en persoonlijk overhandigd aan de betrokken persoon. Overblijvende lidkaarten worden opgestuurd per post..
  • Gegevens en de kaart zijn persoonlijk. Er is een terugstuuradres vermeld voor de vinder van een verloren kaart.

Voor andere (occasionele) gevraagde gegevens.

Gebruikt: occasioneel gevraagde info.

  • Gegevens worden enkel gebruikt om het doel te dienen waarvoor ze werden gevraagd (bvb aantal gelogde duiken vragen om te kijken kan meedoen aan een activiteit)
  • Gegevens worden buiten de mail applicatie niet verder bewaard

Archief (cloud).

Gebruikt: ingescande en electronisch ontvangen inschrijfdocumenten, medische vragenlijst,  doktersverklaring.

  • Gegevens worden beheerd zoals vermeld in punt 3 “Veilige Opslag”.

 

Archief (fysiek).

Gebruikt: fysisch ontvangen inschrijfdocumenten, medische vragenlijst,  doktersverklaring

  • Gegevens worden beheerd zoals vermeld in punt 3 “Veilige Opslag”.

 

3.- VEILIGE OPSLAG VAN DE VERSTREKTE GEGEVENS.

Wij gaan altijd heel omzichtig om met ledengegevens.  We hebben nooit gegevens verkocht aan derden en zullen dat ook nooit doen. gegevens worden uitsluitend gebruikt binnen onze vereniging, en worden nooit uitgeleend. Wij doen niet aan data mining of gegevensverzameling met het oog op commerciële acties. Wij sturen geen gepersonaliseerde reclame. Onze website werkt niet met cookies en houdt geen surfgegevens bij. Er is geen functionaliteit voorzien om een account aan te maken en/of individuele voorkeuren of instellingen te posten.  Toch is onze website bovendien nog httpS ready (secure omgeving).  Wij sturen geen gepersonaliseerde reclame. Wij vragen niet meer dan de nodige gegevens en wij behandelen alle klantgegevens als strikt vertrouwelijke informatie, met het uiterste respect voor privacy.

Voor wat betreft elektronisch verkregen info, gebruikt of beheert Scuba College zelf geen databanken of storage omgevingen. Gegevens worden enkel bewaard via tools bij professionele service providers.

Mailboxen:

provider Tactics

Website:

provider = Tactics

mailinglist:

provider = ymlp.com

Cloud:

provider = MEGACLOUD is een cloudomgeving met bewaarde info enkel benaderbaar door leden Raad van Bestuur of staff met de nodige verkregen rechten.  Beheer der rechten enkel door voorzitter.  Niet langer relevante persoonlijke info wordt jaarlijks verwijderd.

Google Drive:

provider = Google   is een cloudomgeving met bewaarde info enkel benaderbaar door leden Raad van Bestuur of staff met de nodige verkregen rechten.  Beheer der rechten enkel door voorzitter.

Voor wat betreft op papier verkregen info, deze wordt in eerste instantie bewaard in de SRF, nadien in het fysieke archief.  Dit fysieke archief is enkel toegankelijk voor secretaris.

 

4.- PUBLICATIE EN TRANSPARANTE GEBRUIK PRIVATE GEGEVENS

Een GDPR verklaring werd aan alle leden een eerste keer kenbaar gemaakt via artikel in le wekelijkse ledenmail mmm.

Artikel in mmm 28/05/2018.

Bij Scuba College staan wij volledig achter de betere bescherming en verduidelijking over het gebruik

van klantengegevens. Vandaar hebben wij ook onze privacy policy onder de loep genomen en

aangepast om duidelijk te maken hoe en vooral waarom uw klantengegevens worden bijgehouden,

en uw rechten hierrond te verduidelijken.

Kort samengevat:

  • Uw gegevens worden bij ons veilig opgeslagen.
  • Wij zullen nooit uw gegevens doorgeven aan een ander bedrijf
  • U kan ten allen tijden de door ons opgeslagen gegevens opvragen en laten aanpassen.
  • U hebt ten allen tijde het recht uw gegevens bij ons te laten verwijderen.

Indien u hierover nog extra vragen heeft, twijfel niet om ons te contacteren (//www.ymlp.com/app/Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)

De privacy policy vind je ook in de Scuba College Infopedia, en wordt eveneens via verschillende kanalen

(o.a. reglement duikschool en duikclub) kenbaar gemaakt aan alle nieuwe leerlingen of clubleden.  

5.- RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, WISSING VAN DE VERSTREKTE GEGEVENS, HOE ONS TE CONTACTEREN

Dit document met het Privacy statement van Scuba College wordt gepubliceerd op onze website.

Elk lid heeft ten allen tijde recht op inzage van zijn persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze te laten verwijderen, de verwerking ervan te laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens. Bovendien, heeft een lid  het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van zijn persoonsgegevens te bekomen.  Dit kan op eenvoudig schriftelijk (email) verzoek te richten aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. U heeft ook een belangrijke rol in de veiligheid van uw persoonsgegevens door o.a. uw accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.

 Wij behouden het recht voor om deze verklaring INDIEN NODIG van tijd tot tijd aan te passen. In dat geval zullen wij een nieuwe versie op onze website publiceren.